Politique de confidentialité
1.0 OBJECTIF
La société Canadian Mini-Warehouse Properties Limited (« CMP ») s’engage à respecter des principes d’intégrité et de confiance relativement à la confidentialité des renseignements personnels. Dans le cadre de cet engagement, CMP déploiera les efforts nécessaires pour protéger la confidentialité des renseignements personnels ayant été recueillis des : • clients, • fournisseurs et de • toutes autres sources. CMP se conformera aux principes de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, de la Loi sur la protection des renseignements personnels de la Colombie-Britannique et de l’Alberta, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec ainsi que toutes autres lois en vigueur sur la protection des renseignements personnels et la protection des données. L’objectif de la présente Politique de confidentialité (la « Politique ») est d’établir des règles communes pour administrer la cueillette, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par CMP, de telle sorte que le droit à la vie privée des individus soit protégé tout en répondant aux besoins de CMP de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à des fins que toute personne raisonnable considérerait appropriées dans les circonstances, conformément aux lois et règlements sur la vie privée en vigueur.
2.0 DÉFINITIONS
Par « Renseignements personnels » on entend, l’information sur une personne identifiable, à l’exception du nom, du titre ou de l’adresse de l’entreprise, du numéro de téléphone de l’employé(e) de l’organisation, dans le but de communiquer avec cet individu à son travail.
3.0 AGENT DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
On peut communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée de CMP comme suit : Par écrit : À l’attention de : l’Agent de la protection de la vie privée, Immobilier Canadian Mini-Warehouse Properties, 1740 Argentia Rd, Mississauga, ON, L5N 3K3; Nº de téléphone : 905-677-0363; Courriel : privacy@publicstorage.ca
4.0 COLLECTE, UTILISATION ET DILVULGATION
CMP obtiendra le consentement éclairé de ses clients, fournisseurs, employés et de tous les autres individus desquels il pourrait avoir à recueillir des renseignements personnels dans le but d’en faire la collecte, l’utilisation ou la divulgation, sauf si la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement sont permises ou exigées par la loi. Par « Consentement éclairé », on entend que CMP : • informera ces individus des objectifs pour lesquels leurs renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués, et • qu’il obtiendra, préalablement ou au moment de recueillir leurs renseignements, leur consentement pour recueillir, utiliser et divulguer aux fins présentes. CMP recueillera, utilisera et divulguera seulement l’information nécessaire aux fins identifiées. Si CMP souhaite recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels d’un individu à des fins différentes, CMP devra en informer l’individu et obtenir son consentement à cet effet, sauf si la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement sont permises ou exigées par la loi.
4.1 CLIENTS, FOURNISSEURS ET AUTRES INDIVIDUS
CMP pourra recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels au sujet de clients, de fournisseurs et d’autres individus qui ne sont pas employés par les personnes suivantes ou aux fins détaillées ci-dessous : (a) Dans le but de fournir des services d’entreposage et de satisfaire à des obligations contractuelles en ce qui a trait à ces services; (b) de banques, de compagnies de fiducie, de caisses populaires et de compagnies de cartes de crédit dans le but d’authentifier de l’information au sujet d’un compte et de traiter des paiements préautorisés; (c) d’agences de recouvrement dans le but de retracer et d’administrer le recouvrement des créances; (d) dans le but de protéger et de contrôler les biens et les propriétés de CMP, ce qui comprend, sans s’y limiter, l’utilisation de vidéosurveillance aux entrées et aux sorties des propriétés de CMP; (e) toutes autres formes de collectes et d’utilisations de renseignements personnels provenant de telles personnes et pour les objectifs auxquels CMP pourrait obtenir de temps à autres le consentement; et (f) tel qu’exigé autrement ou tel que permis par la loi. Pour les clients du Québec : CMP conservera leurs renseignements personnels aux installations d’entreposage CMP où ces individus ont entreposé leurs articles. Pour les fournisseurs du Québec : CMP conservera leurs renseignements personnels à ses bureaux de Montréal, situés à l’adresse suivante : 9445 rue Jean Pratt Montreal, Quebec H4N 2W7. Pour les autres personnes habitant au Québec : CMP les informera de l’endroit où il conservera leurs renseignements personnels. CMP pourra aussi transférer les renseignements personnels des individus susmentionnés à des tiers fournisseurs de services dans la mesure où cela est nécessaire et dans le but de fournir des services de soutien administratif ou technique à CMP. Un exemple d’un tel fournisseur de services comprend, sans s’y limiter, les compagnies de soutien pour sites Web.
4.2 RETRAIT DU CONSENTEMENT
Un individu peut, en tout temps, retirer son consentement, en ayant donné un préavis raisonnable, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. CMP informera l’individu des conséquences possibles d’un tel retrait. Par exemple, si un individu retire son consentement quant à l’utilisation de ses renseignements personnels, telle qu’établie dans la section précédente, « Clients, fournisseurs et autres individus », un tel retrait pourrait faire en sorte que CMP soit dans l’impossibilité de fournir ses services à cet individu.
5.0 SÉCURITÉ
CMP prendra les mesures nécessaires et appropriées pour s’assurer de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels contre les dommages, le vol, l’accès non-autorisé, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la reproduction, la modification, l’élimination, la destruction ou des risques semblables. Parmi les méthodes de protection utilisées, notons : • des mesures physiques, tel que verrouiller les classeurs à tiroirs, • des mesures technologiques, tel qu’utiliser des mots de passe et le cryptage. CMP s’attend à ce que tous ses employés se conforment aux directives établies afin d’assurer la sécurité des renseignements personnels dans les cas où ces derniers auraient accès à de tels renseignements. Ces directives comprennent celles ayant été établies dans le document sur les Procédures relatives à la vie privée et dans le document sur les Politiques de CMP concernant la sécurité des systèmes et l’utilisation des technologies de communications. Seuls les directeurs sur place et l’équipe dirigeante de CMP auront accès en cas de nécessité absolue aux renseignements personnels des clients, des fournisseurs et des autres individus. CMP est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris l’information ayant été transférée à un tiers pour être traitée. Par conséquent, si CMP transfère des renseignements personnels à des tiers entrepreneurs, il exigera que ces entrepreneurs s’engagent à respecter la confidentialité des renseignements de la même façon que CMP.
6.0 EXACTITUDE
CMP s’efforcera de manière raisonnable à garantir que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que possible pour les objectifs établis, afin de réduire les possibilités que de l’information inexacte soit utilisée pour prendre une décision concernant un individu. Par conséquent, CMP exige que tout individu qui fournit ses renseignements personnels à CMP s’assure que l’information est exacte, complète et à jour. Si les renseignements personnels d’un individu venaient à changer, nous nous attendons à ce que l’individu ou l’employé(e) informe CMP de ces changements pour que CMP puisse mettre à jour lesdits renseignements personnels.
7.0 ACCÈS
Sur demande écrite d’un individu dans laquelle ce dernier détaille l’information désirée, CMP effectuera ce qui suit, conformément aux délais des lois en vigueur : • Il informera l’individu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, (y compris de la liste d’organisations auxquelles CMP a, ou pourrait avoir, divulgué les renseignements personnels de l’individu), et • il donnera accès à l’individu à ces renseignements personnels, • sauf si la loi l’en empêche ou l’interdit. Dans certains cas, CMP est tenue par la loi de supprimer certains renseignements personnels d’un document contenant des renseignements personnels au sujet d’un candidat et de lui fournir ensuite l’accès à ce document. Dans ces cas, CMP se conformera à cette obligation. Dans certains cas, CMP est tenue par la loi de refuser l’accès aux renseignements personnels. CMP se conformera à cette obligation, le cas échéant.
8.0 DEMANDES DE CORRECTION
Un individu peut demander par écrit à CMP de corriger les renseignements personnels d’un individu dont l’information est en possession de CMP, si l’individu croit que cette information contient des erreurs ou des omissions. Si l’information est sujette à interprétation ou constitue une opinion, CMP n’est pas dans l’obligation de modifier le dossier, mais y laissera une note pour indiquer la demande de l’individu. CMP s’efforcera de manière raisonnable de faciliter l’accès et les corrections des personnes qui le demandent et de leur répondre le plus précisément et le plus intégralement que possible.
9.0 CONSERVATION
CMP conservera assez longtemps tous les renseignements personnels ayant été utilisés pour prendre une décision au sujet d’un individu afin de permettre à ce dernier d’accéder à l’information après que la décision ait été prise ou, en tout état de cause, durant au moins une année après qu’une telle décision ait été prise. Si les renseignements personnels font l’objet d’une demande d’un individu, CMP conservera l’information aussi longtemps que nécessaire pour permettre à l’individu d’épuiser tout recours conformément aux lois sur la vie privée en vigueur. CMP détruira ou rendra anonyme l’information lorsque cette dernière n’aura plus besoin de conserver l’information aux fins pour lesquelles elle avait été recueillie et que CMP n’a plus besoin de conserver cette information à des fins légales ou commerciales. Lorsque CMP détruira ou rendra anonyme cette information, elle se servira de mesures de sécurité appropriées pour s’assurer qu’elle respecte la confidentialité de cette information.
10.0 FORMATION
CMP formera le personnel nécessaire conformément à ses obligations envers sa politique sur la vie privée.
11.0 PLAINTES
Un individu peut déposer une plainte relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels ou concernant l’application de la Politique à l’attention de l’agent de la protection de la vie privée. La plainte doit être présentée par écrit. Dans un délai raisonnable après la réception de la plainte, l’agent de la protection de la vie privée mènera une enquête. La forme de l’enquête variera selon les circonstances, et une entrevue avec le plaignant ou la plaignante et/ou les employés de CMP pourrait ou non être nécessaire. Lorsque l’enquête aura été menée, l’agent de la protection de la vie privée informera dans un délai raisonnable le plaignant ou la plaignante, que ce soit verbalement ou par écrit, de l’issue de la plainte. Si CMP détermine que la plainte est fondée, ce dernier prendra les mesures appropriées pour rectifier la situation. Pour tout autre commentaire et question concernant cette Politique ou l’administration de cette dernière, veuillez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée.